16.06.2020 | Allgemeine News
Aus den Verhandlungen des Gemeinderates vom 16. Juni 2020
1. Digitale Langzeitarchivierung, Zusatzkredit
Vor gut 1,5 Jahren wurde das Projekt Reorganisation Archiv der Gemeinde Weisslingen gestartet. Jetzt steht das Vorhaben vor dem Abschluss. Das Archivgut ist nun vollständig erschlossen und fachmännisch gelagert. Das klassische Archiv wird seine Bedeutung weiterhin behalten, jedoch auch in diesem Bereich hat die Digitalisierung Einzug genommen. Mit der Einführung des elektronischen Geschäfts- und Sitzungskontrollsystems (eGeKo) entsteht nun auch digitales Archivgut, das ebenfalls fachmännisch für die «Ewigkeit» gespeichert werden muss. Für diese digitale Langzeitarchivierung (dLZA) wird eine spezifische Applikationslösung benötigt, die an das eGeKo angebunden werden muss. Hierzu fallen einmalige Implementationskosten und jährliche Lizenzgebühren an. Während in Zukunft der Zufluss von Papierarchivgut abnehmen wird, steigt die Anzahl digitaler Dokumente, die für eine definierte Frist aufbewahrt werden müssen und dann zum Teil nach Ablauf dieser Frist ins dLZA überführt werden. Damit dies dann fehlerfrei und automatisch einmal pro Jahr von Statten gehen kann, müssen die Dokumente und Dossiers entsprechend vorbereitet werden. Dies ist Aufgabe der dossierführenden Abteilungen. Diese Aufgabe muss jährlich von den zuständigen Mitarbeitenden durchgeführt werden. Zur Sicherstellung der dLZA in der von Gesetztes wegen geforderten Qualität hat der Gemeinderat einen Zusatzkredit von CHF 8‘580.00 für einmalige und 5‘385.00 für wiederkehrende Kosten gesprochen.
Ferner hat der Gemeinderat…
— die Wahl der Redi AG, Frauenfeld, als Kontrollstelle für die Interkommunale Anstalt GerAtrium Pfäffikon ZH für das Jahr 2020 genehmigt, von der Jahresrechnung 2019, vom Bericht der Kontrollstelle zur Jahresrechnung 2019 und vom Jahresbericht 2019 in zustimmendem Sinne Kenntnis genommen.